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Vereine informieren sich über den Datenschutz

Seminar der Freiwilligenagentur bis auf den letzten Platz besetzt

Was bedeutet die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Vereinsalltag? Dieser Frage ging Referent und Datenschutz Sachverständiger Dr. Klaus Rederer in einem Seminar der Freiwilligenagentur „Hand in Hand“ im Landratsamt Neu-Ulm nach. Eine Frage, die aktuell zahlreiche Vereinsvorstände und –mitglieder beschäftigt. Dies bewies nicht zuletzt der volle Sitzungssaal, der mit rund 120 Interessenten bis zum letzten Platz gefüllt war.

Was die neue Datenschutz-Grundverordnung betrifft, die seit 25. Mai in Kraft ist, so beruhigte Rederer bereits zu Beginn die Anwesenden. Er erläuterte, dass die Vereine in der Regel bereits sehr sorgsam mit Daten umgehen und schon seit Jahren das deutsche Datenschutzgesetz anwenden, wodurch sie einen klaren Vorteil haben. Denn die Europäische Datenschutzverordnung basiert im Wesentlichen auf dem Deutschen Datenschutzgesetz.

Wichtig sei es, die Betroffenen-Rechte zu kennen. So hat jeder das Recht auf Auskunft. Das heißt, der Verein muss auf Verlangen Auskunft über die gespeicherten Daten des Antragstellers geben. Des Weiteren hat jeder das Recht auf „Vergessen-werden“ und auf Löschung seiner Daten – es sei denn, es ist eine Rechtsgrundlage vorhanden, die der Löschung entgegensteht. Dazu gehört zum Beispiel das Finanzrecht, das bestimmte Aufbewahrungsfristen verlangt.

Bei Anfragen per E-Mail welche Daten gespeichert sind, empfiehlt Rederer nicht per E-Mail zu antworten, da man nicht immer sicher sein kann, wer sich hinter der E-Mail-Adresse verbirgt. Als bessere Lösung sieht er hier eine postalische Antwort an.

Erforderlich ist die Erstellung einer Datenschutzerklärung für jeden Verein. Darin verpflichten sich die Verantwortlichen des Vereins, gesetzeskonform mit den ihnen anvertrauten Daten umzugehen. Zudem muss die zuständige Beschwerdestelle angegeben werden, an die Verstöße gegen die Datenschutzverordnung gemeldet werden können. In Bayern ist hierfür grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) in Ansbach verantwortlich. Sollte jemand anderes mit Abmahnungen und finanziellen Strafen außer dem BayLDA drohen, so sollten diese zur Anzeige gebracht werden, informiert Rederer.

Außerdem muss ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten der Daten erstellt werden. Darin ist unter anderem erfasst, welche Daten gespeichert werden, ob diese an Dritte übermittelt werden und welche Fristen zur Löschung der Daten vorgesehen sind.

Des Weiteren müssen die jeweiligen Verantwortlichen, welche mit den Daten arbeiten (z. B. Abteilungsleiter, Übungsleiter etc.), eine sogenannte Verpflichtung auf Vertraulichkeit unterschreiben, dass sie sorgsam mit den Daten umgehen. Für die Weitergabe der Daten an Dritte muss eine rechtliche Einwilligung vorliegen.

Weitere Informationen zur Datenschutz-Grundverordnung gibt es beim Bundesverband der Datenschutzbeauftragten unter www.bvdnet.de und beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht. Zudem hat das Bayerische Landesamt für Datenschutz eine Hotline für Vereine eingerichtet. Mehr hierzu unter www.lda.bayern.de .

© Martina Herrmann E-Mail

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